Menyiapkan Inventarisasi Software Lengkap dan Ringkas
1. Mempersiapkan Software
Mempersiapkan inventarisasi software yaitu menyiapkan wadah penyimpanan software berupa Flashdisk atau CD / DVD beserta lisensinya (Serial Number / Keygen) yang akan dijadikan sebagai inventaris. Inventaris harus berupa fisik.
Software Harus Original
Untuk inventarisasi software. Software harus original / legal mempunyai lisensi (Serial Number / Keygen).
Dalam melaksanakan inventarisasi software, tidak boleh menggunakan software bajakan atau ilegal karena hal itu melanggar Undang - Undang yang berlaku dan bisa dituntut secara hukum.
Kelebihan menggunakan software original / legal kita mendapatkan support penuh dari develover software, baik berupa updatean ataupun bila terjadi masalah dengan software, maka akan cepat diberi tahu solusinya.
Membeli Software Original
Jika kita membeli software + Wadahnya yaitu berupa Flashdisk atau CD / DVD maka akan diberikan pula Serial Number atau Code Lisensi. Tentu harganya akan lebih mahal karena akan dikirimkan fisik yang sudah terisi software + Serial Number.
Jika hanya berupa software maka akan dikirim hanya Serial Number -nya saja, melalui media online. Sementara softwarenya harus kita download di website resminya.
Tentu harganya lebih murah, tetapi kita harus pula membeli Flashdisk atau CD / DVD kosong untuk menyimpan file software tersebut, karena untuk inventaris harus berbentuk fisik.
Pastikan Flashdisk atau CD / DVD dalam keadaan bersih, jika tidak, bersihkan terlebih dahaulu.
Persiapan ini hampir sama dengan kegiatan menginventaris buku di perpustakaan, namun bedanya yang kita inventaris berbentuk Flashdisk atau CD / DVD software, yang tentunya lebih kecil dan lebih ringan daripada sebuah buku.
2. Test Software
Test satu persatu software baik software baru maupun lama.
Test Software Baru
Test software baru, setelah membeli software tersebut kita uji, apakah berjalan dengan baik dan benar original.
Test Software Lama
Test software lama yang sebelumnya kita miliki. Apakah masih bisa berjalan atau sudah rusak, karena apabila sofware tersebut sudah tersimpan dalam jangka waktu yang cukup lama, maka kemungkinan besar, software yang berada di dalam Flashdisk atau CD / DVD tersebut bisa rusak.
Apabila Flashsidk atau CD / DVD software tersebut rusak atau corrupt, maka harus menggantinya dengan yang baru yang terpenting Serial Number atau Code Lisensinya masih ada.
Jadi perhatikan kondisi Flashsidk atau CD / DVD software sebelum melakukan inventarisasi.
3. Mempersiapkan Alat Tulis dan Perlengkapannya
Menyiapkan peralatan tulis untuk identifikasi Flashdisk atau CD / DVD sofware beserta Lisensinya. Cara ini adalah cara manual.
Peralatan tulis yang dibutuhkan untuk proses inventaris ini adalah:
- Spidol Untuk menulis
- Kertas kosong berwarna putih untuk media tempat penulisan yang akan dijadikan sebuah label
- Selotip atau Double tape untuk media perekat kertas
- Gunting untuk memotong menyesuaikan ukuran yang diperlukan
- Tempat Penyimpanan Flashdisk dan CD / DVD
4. Membuat Daftar Software
Kemudian setelah itu, membuat daftar software, agar software terdata dengan rapi dan lebih mudah dalam pencariannya.
Contoh Daftar Software
5. Display Software Baik dan Benar
- Bersihkan tempat dan barang, jika perlu menggunakan cairan pemberih, kemudian keringkan.
- Grouping Barang / Produk (Flashdisk atau CD / DVD) supaya terlihat rapih dan mudah di identifikasi.
- Display Flashdisk atau CD / DVD pada RAK. Pastikan dapat terlihat setiap itemnya, agar dapat mudah dihitung dan bisa di check dengan mudah.
